10 étapes pour un événement réussi

1. Déterminer des buts et des objectifs précis

  • Déterminez ce que vous voulez accomplir. Voulez-vous accroître la sensibilisation de la collectivité et diffuser des renseignements ou voulez-vous offrir des examens de dépistage et des vaccins?

 

2. Former un comité de planification

  • Invitez les organisations locales à se joindre à un comité de planification et à tenir des réunions régulières.
  • Créez un chemin critique, comme celui-ci de l’événement d’Ottawa de 2012, pour aider à surveiller les progrès de la planification de l’événement.

 

3. Obtenir du financement

  • Dressez un budget pour votre événement et déterminez s’il faut organiser une collecte de fonds.
  • Rédigez des propositions de dons et de contributions en nature et communiquez avec les entreprises locales qui pourraient être disposées à contribuer.

 

4. Logistique

  • Choisissez un lieu approprié où se déroulera l’événement. N’oubliez pas : les participants doivent se sentir à l’aise à votre événement.
  • Dressez une liste des fournitures nécessaires, telles que des chaises, des tables, des poubelles, des bacs de recyclage, des toilettes portatives, des rallonges électriques, des échelles, etc.
  • Créez un plan B pour les événements extérieurs en cas de pluie.

 

5. Recruter des bénévoles

  • Créez une affiche de recrutement de bénévoles et affichez-la dans les universités locales et les endroits achalandés.
  • Communiquez avec les groupes d’étudiants aux universités locales pour recruter des bénévoles.
  • Créez une liste des responsabilités des bénévoles et attribuez-les à vos bénévoles, telles que la mise en place avant l’événement, la prise des photos, les premiers soins et le nettoyage après l’événement.

 

6. Obtenir la participation des médias locaux

  • Ayez recours aux personnes-ressources établies, le cas échéant, pour encourager la participation des médias.
  • Rédigez un communiqué de presse et communiquez avec les stations de radio et les journaux de la région.

 

7. Publicité et promotion de l’événement

  • Employez divers moyens pour accroître la sensibilisation à votre événement et inciter les personnes à y assister.
  • Téléchargez les renseignements au sujet de l’événement sur les sites Web et utilisez les médias sociaux (Facebook et Twitter).
  • Préparez des dépliants pour l’événement et affichez-les dans des endroits achalandés et les organisations d’intervention connexes.
  • Créez différents dépliants pour différents publics cibles (par exemple, créez un dépliant plutôt axé sur les jeunes pour mobiliser précisément les jeunes de la collectivité).

 

8. Inviter le gouvernement local

  • Rédigez une lettre d’invitation officielle pour le maire, les députés, les députés provinciaux, les conseillers municipaux, les promoteurs, les policiers, etc. Invitez-les à prendre la parole à l’événement afin de les mobiliser et mettez l’accent sur leur présence.
  • Communiquez avec le bureau du maire afin d’obtenir une proclamation de la Journée mondiale contre l’hépatite.

 

9. Divertissement

  • Gardez le public cible à l’esprit lorsque vous planifiez le divertissement.
  • Accrochez des décorations, jouez de la musique, jouez à des jeux et servez de la nourriture gratuite pour attirer des gens à l’événement.
  • Tirez au sort des prix donnés pour inciter les personnes à rester à votre événement.

 

10. Rétroaction et évaluation

  • Encouragez les participants à formuler des commentaires à propos de l’événement.
  • Demandez-leur de remplir un bref sondage au sujet de ce qu’ils ont appris et de ce qu’ils ont aimé ou non concernant l’événement. Utilisez cette rétroaction pour déterminer les points à améliorer pour vos événements futurs.

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